718.000
Beschäftigte im Handwerk sind 55 bis 64 Jahre alt, ihr Anteil hat sich in zehn Jahren fast verdoppelt.
Quelle: Bundesagentur für Arbeit
Erfahrungswissen sichern
Erfahrungswissen sichern, bevor es den Betrieb verlässt
Ihr erfahrenster Mitarbeiter geht in zwei Jahren. Was er weiß, steht in keinem Ordner. Wir holen es aus seinem Kopf in ein Handbuch, in Checklisten und in ein Firmenwissen, das jeder im Betrieb durchsuchen kann.
Das Problem
In jedem Betrieb gibt es Menschen, ohne die es hakt. Der Monteur, der jede Altanlage im Kreis kennt. Die Bürokraft, die weiß, welcher Kunde welche Rechnung wie bekommen will. Der Meister, der Angebote in einer Stunde kalkuliert, weil er die Fallen kennt.
Dieses Wissen heißt Erfahrungswissen. Es steht nirgendwo, es wird gezeigt, nicht aufgeschrieben. Und es verschwindet mit dem letzten Arbeitstag.
Das Problem wird größer:
242 Tage
bleibt eine offene Stelle im Handwerk im Schnitt unbesetzt.
Quelle: Bundesagentur für Arbeit
186.000
Unternehmen stehen 2026 bis 2030 vor der Übergabe.
Quelle: IfM Bonn
Jedes fünfte
Unternehmen hat keine Strategie gegen den Verlust von Erfahrungswissen.
Quelle: Atradius
Leitfäden dazu gibt es viele. Woran es fehlt, ist jemand, der es im Betrieb durchführt – und das Ergebnis danach so ablegt, dass es tatsächlich benutzt wird.
Ablauf in 5 Schritten
- 1
Auftakt und Auswahl (½ Tag)
Wir klären mit Ihnen, welches Wissen gesichert werden soll und bei wem es sitzt. Meist sind es ein bis drei Personen. Wir legen fest, was am Ende vorliegen soll: Handbuch, Checklisten, Übergabeplan oder durchsuchbares Wissen.
- 2
Wissens-Interviews (je 2–4 Stunden pro Person)
Wir sprechen mit den Mitarbeitern in Ruhe, vor Ort, mit strukturiertem Leitfaden. Es geht um Abläufe, Kunden, Anlagen, Entscheidungen und um das „Warum“ dahinter. Die Gespräche werden mit Einwilligung aufgezeichnet und mit KI transkribiert – auf Systemen, die lokal oder in der EU laufen.
- 3
Aufbereitung mit KI und Hand
Aus den Gesprächen entstehen Texte, Checklisten, Entscheidungsbäume und Fragen-Antworten. KI übernimmt die Rohfassung, wir prüfen fachlich und sprachlich nach, bis es stimmt. Vorhandene Dokumente (Anleitungen, Tabellen, Mails) binden wir ein.
- 4
Rückfrage und Freigabe
Die befragten Mitarbeiter lesen gegen und korrigieren. Nichts geht ins Firmenwissen, das nicht von den Wissensträgern freigegeben ist. Fehlt etwas, führen wir ein Nachgespräch.
- 5
Übergabe und Verankerung
Sie erhalten das Ergebnis als Handbuch (PDF/Word) und, wenn gewünscht, als durchsuchbares Firmenwissen auf unserer Plattform – lokal oder in der EU. Wir zeigen Nachfolgern und Team, wie sie damit arbeiten und wie Neues dazukommt.
Das Ergebnis
- Ein Handbuch, das Ihr Betrieb versteht, weil es in Ihren Worten geschrieben ist
- Checklisten für wiederkehrende Abläufe, einsetzbar ab dem ersten Tag
- Ein Übergabeplan für Nachfolger oder neue Mitarbeiter
- Auf Wunsch: ein durchsuchbares Firmenwissen, das Fragen aus dem Alltag beantwortet („Wie machen wir Wartung bei Anlage X?“), mit Zugriffsrechten je Mitarbeiter
- Rohmaterial (Aufzeichnungen, Transkripte) gehört Ihnen und bleibt bei Ihnen
Für wen
- Betriebe, in denen ein erfahrener Mitarbeiter in den nächsten ein bis drei Jahren ausscheidet
- Inhaber, die eine Übergabe an Nachfolger oder Familie vorbereiten
- Betriebe, die neue Mitarbeiter schneller einarbeiten wollen
- Mittelständler, in denen Wissen an einzelnen Personen hängt (Einkauf, Service, Kalkulation)
Nicht geeignet ist das Angebot, wenn das Wissen bereits gut dokumentiert ist und nur eine Software fehlt. Dann sprechen wir lieber über das Firmen-Gedächtnis als Service (KI im Betrieb).
Umfang und Angebot
Erfahrungswissen sichern umfasst je Person Auftakt, zwei Interviews, Aufbereitung, Freigabe und Übergabe als Handbuch. Weitere Personen und das durchsuchbare Firmenwissen kalkulieren wir im Festpreis dazu. Vor Beginn erhalten Sie ein schriftliches Angebot mit klarem Umfang.
Viele Leistungen sind förderfähig, zum Beispiel über die BAFA-Beratungsförderung (bis 31.12.2026) oder INQA-Coaching – wir prüfen das gemeinsam, bevor Sie sich entscheiden.
Pilotbetriebe in der Region Aachen erhalten Sonderkonditionen gegen ein ehrliches Feedback.
Sie möchten Ihr Team zusätzlich fit machen? Siehe Schulungen und KI im Betrieb.
Häufige Fragen
Was ist, wenn der Mitarbeiter nicht reden will?+
Das kommt vor, meist aus Sorge, überflüssig zu werden. Wir sprechen das offen an: Es geht darum, dass seine Arbeit weiterlebt, nicht darum, ihn zu ersetzen. Die Gespräche finden mit seiner Einwilligung statt, er bestimmt mit, was ins Handbuch kommt. Die meisten Menschen erzählen gern von ihrer Arbeit, wenn jemand wirklich zuhört.
Wie lange dauert das Ganze?+
Für eine Person rechnen wir mit vier bis sechs Wochen vom Auftakt bis zur Übergabe, abhängig von Terminen und Rückfragen. Die Interviews selbst passen in den Betriebsalltag, meist zwei Termine von je zwei bis vier Stunden.
Wer hat Zugriff auf die Aufzeichnungen?+
Nur Sie und wir, für die Dauer des Projekts. Transkription und Aufbereitung laufen auf Systemen, die lokal oder in der EU betrieben werden; die Inhalte werden nicht zum Training von KI-Modellen genutzt. Nach Abschluss erhalten Sie alles Rohmaterial und wir löschen unsere Kopien, sofern Sie nicht den laufenden Service wählen. Das regeln wir im Auftragsverarbeitungsvertrag.
Sprechen wir über Ihren Betrieb
Schreiben Sie uns kurz, worum es geht: ein Mitarbeiter, der bald geht, ein Ablauf, der zu viel Zeit kostet, oder einfach die Frage, wo man anfängt. Wir melden uns innerhalb von zwei Werktagen – per Mail oder Rückruf, wie Sie möchten.
Bitte nennen Sie in der Nachricht auch Ihren Betrieb und die ungefähre Mitarbeiterzahl.